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Classe virtuelle ou outil de webconférence… Quelles sont les différences ? Comment s’y retrouver ?

La planète e-Learning regorge d’outils de Classe virtuelle et c’est une excellente chose! Cette diversité rend cependant plus difficile la sélection d’outils à mettre en place, tant les formules et fonctions diffèrent.

Le même fournisseur peut offrir son application :

  • dans des versions limitées dans ses fonctions ou leur périmètre d’usage (limiter l’enregistrement, attribuer des salles à des utilisateurs spécifiques, ne pas avoir d’ateliers, limiter le nombre de caméras en simultané, etc.);
  • les mêmes fonctions peuvent être qualitativement très différentes entre les applications (les écueils des comparaisons par cases à cocher!);
  • ne pas contenir des services de même nature (un support 24/7 par courriel en anglais seulement, ne pas supporter les appels sur la configuration des postes et périphériques, etc.) ;
  • et, pour couronner le tout, l’offre financière varie énormément entre les fournisseurs et à l’intérieur de leurs offres.

Bref, s’y retrouver n’est pas simple et, dans un domaine très vaste et inclusif comme le « e-Learning », à peu près n’importe quel outil de streaming vidéo, de stockage de fichiers ou de partage d’écran peut se réclamer du domaine de la formation.

Comme éditeur qui propose les deux types de solutions, il est important pour nous de bien comprendre les besoins pour offrir le bon type de solution : une classe virtuelle ou une application de webconférence ne remplissent pas nécessairement les mêmes fonctions.

 D’abord, quel est mon besoin (dois-je virer fou) ?

Il faut tout de même relativiser et recentrer sur nos besoins et réalités avant de vous lancer à la quête d’outils. Oui, certains permettent de « communiquer » et pas nécessairement de « former », mais les outils de webconférence sont tout de même utilisés en formation dans des contextes ou peu de participants ou du coaching individuel est à faire. Lorsqu’il s’agit de groupe, le modèle magistral « voix et partage d’écran » demeure fréquent pour les formations non-certifiantes, courtes et plus procédurales dans les petits centres de formation ou entreprises.

L’avantage du magistral ? Il colle sur les opérations traditionnelles et ne nécessite pas ou peu de changement dans le matériel de présentation et la méthode d’enseignement. Il a cependant comme inconvénients une perte plus rapide de l’attention des participants et une plus faible validation dans l’acquisition réelle des connaissances.

La tendance pour ce type de formation, si on laisse le choix aux utilisateurs, est souvent d’écouter une séance en différé, pour ne pas à perdre son temps et se libérer de la contrainte d’être présent sur un créneau spécifique. L’autre écueil de ce modèle est de ne pas questionner le modèle de formation pour maximiser l’apprentissage… et notre temps!

Faire un peu de pédagogie inversée et automatiser certaines portions cléricales de nos opérations est un aspect important à considérer (inscription, paiement, factures, prises de présences et génération d’attestations automatisées, etc.). Ces options ne sont généralement pas disponibles dans les outils de vidéoconférences et sont réservées aux outils de classes virtuelles les plus avancés.

Tableau

 

Ce qui vous permettra d’aller plus loin et maximiser l’expérience de formation

Au-delà des fonctions de logiciels de webconférence (voix, vidéo, partage d’écran), l’utilisation des outils de classe virtuelle peut vous permettre davantage de souplesse grâce à plusieurs fonctions spécifiques : 

Ateliers de travail ou « breakout »

 Ils vous permettent de multiplier les échanges et de mettre en mouvement un maximum de personnes dans votre auditoire! Vous pouvez donc présenter votre portion théorique et expliquer à tous vos apprenants les cas sur lesquels ils doivent travailler. Vous pourrez ensuite former des ateliers de travail (sous-classes) dans lesquelles vous pouvez facilement vous déplacer, vous adresser à tous les sous-groupes simultanément, etc.

Il est aussi possible d’utiliser des fichiers spécifiques par ateliers et vous pouvez même déposer des mises en situation et consignes vidéos spécifiques par groupe. Lorsque les ateliers sont terminés, vous ramenez tout votre monde dans la salle principale afin de partager et d’échanger sur les conclusions.

Les points de vigilance sont nombreux sur cette fonction : permettre l’accès à des documents spécifiques par atelier, avoir accès aux documents annotés dans les ateliers dans la salle principale pour partager les travaux, ne pas limiter globalement le nombre de caméras actives, enregistrer séparément chaque atelier, etc.

 Visionneuse de contenu, tableaux blancs et annotations, bibliothèques de document

Le partage d’écran est essentiel, mais la conversion des vidéos et documents dans les classes virtuelles constitue aussi un incontournable en formation. La capacité d’afficher un document et de permettre à chacun de naviguer à sa guise, de permettre à tous d’annoter la présentation en direct et ce sans avoir l’application sur son poste de travail!

La visionneuse de contenus convertit les fichiers téléversés en format web, permettant à tous les participants de les visionner même s’ils ne bénéficient pas des logiciels sur le poste de travail ou mobile.

Les bibliothèques de documents sont aussi essentielles en rendant les contenus disponibles aux participants à l’extérieur des classes virtuelles et simplifient la vie des formateurs qui n’ont pas à réimporter leur contenu avant chacune des rencontres! Dans une optique de participation et d’échanges, il est fondamental de simplifier l’ensemble des processus et d’offrir une expérience complète aux apprenants.

Les points de vigilance : Conversion des documents en format générique, modes de présentation et de consultation, Prise en charge des animations des PPT, qualités des rendus sur les conversions vidéo, intégration de ces médias dans les enregistrements, contrôle des droits sur les annotations, modes de navigation pour les participants, présence et droits sur les bibliothèques de documents, etc.

 Enregistrements et outils d’édition 

La classe virtuelle enregistre normalement côté serveur (sur le cloud) toutes les interactions ainsi que ses sous-groupes lorsque vous lui demandez. Elle vous permet par la suite d’éditer ces enregistrements et d’en gérer les droits d’accès, voir même exporter en format vidéo pour être utilisé dans d’autres logiciels, sites ou classes.

Les points de vigilance : Les enregistrements sur le nuage peuvent être assez volumineux, il est très important de prendre en considération les coûts potentiels reliés à l’hébergement des enregistrements. Généralement les outils de classes virtuelles incluent l’hébergement dans les forfaits (parfois avec une limite) et généralement, pour les outils de vidéoconférence, l’hébergement est rarement inclus et peut constituer un ajout onéreux.

Ces fonctions peuvent vous mener plus rapidement vers un modèle intégrant de la pédagogie inversée par l’introduction de contenu à faire avant le moment de la formation en classe virtuelle.

Les points de vigilance : enregistrement serveur versus local sur la machine du participant ou de l’hôte, la capacité de gérer les droits d’accès et d’édition par enregistrement, capacités d’exportation vidéo, expiration planifiée des droits d’accès, etc.

 Un calendrier de toutes mes séances de formation et rencontres de travail

Alors que l’accès aux outils de webconférence concerne une seule rencontre accessible en mode invité, la plateforme de classe virtuelle offre aux apprenants un portail permettant parcourir leur agenda, communiquer avec les autres participants et consulter les contenus de formation après les plages horaires des cours si le formateur le permet. Il s’agit donc d’un véritable outil d’apprentissage et de collaboration permettant à l’apprenant de revoir les contenus et les enregistrements à son rythme plutôt que de limiter son usage à un outil d’interaction en temps réel.

Les points de vigilance : portail de gestion limité aux hôtes, accès en mode invité pour les utilisateurs, modes d’authentifications et gestion des droits d’accès, accès à des fonctions asynchrones d’échange, etc.

Reporting et analytiques

Les outils de webconférence sont habituellement utilisables par un hyperlien public, les utilisateurs étant des « Guests » ou invités, ce qui ne permet pas de suivre et concilier les expériences des apprenants. Avec un environnement de classe virtuelle, les apprenants possèdent normalement des codes utilisateurs et mots de passe spécifiques afin de générer des statistiques d’utilisation sur la totalité de leurs expériences dans le dispositif d’apprentissage.

Ce fonctionnement permet l’accès à des statistiques étendues sur les utilisateurs pour optimiser vos stratégies pédagogiques en plus d’automatiser certains de vos traitements administratifs (rapports de présence automatique sur un temps minimum de présence, résumé des interactions pour cibler les utilisateurs les plus passifs, certificats de présence, etc.). Plusieurs rapports de présence par participant et par période sont fondamentaux non seulement pour assurer un suivi efficace de l’apprentissage, mais aussi pour justifier légalement le temps de présence auprès des instances certifiantes ou ministères.

En conclusion ?

Bien qu’en apparence très similaire, les plateformes de webconférences comme Via eCollaboration et les plateformes de classes virtuelles comme Via eLearning diffèrent fondamentalement dans leurs utilisations et leurs capacités! Ce n’est pas parce qu’un outil permet de diffuser sa vidéo et sa voix qu’il s’agit d’une classe virtuelle… mais les outils de classes virtuelles ne sont peut-être pas requis pour votre contexte d’utilisation. Voici donc un tableau résumé des principales distinctions fonctionnelles entre les deux types de systèmes :

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